出張記録をChatGPTで自作プラグイン化｜Googleドキュメント管理を卒業して業務効率が大きく変わった話
出張記録をつける。
これは事業をしている人にとって、とても大切な仕事です。
いつ、誰が、どこへ行き、何の目的で、どんな業務をしたのか。
あとから確認できるように残しておくことは、経費管理や社内共有の面でも欠かせません。
ただ、正直に言うと、私はこの出張記録の管理にずっと小さなストレスを感じていました。
これまではGoogleドキュメントを使って出張記録を作っていました。
最初はそれで十分だと思っていました。
無料で使えるし、文章も自由に書けるし、必要なときにファイルを作ればいい。
でも、続けていくうちに問題が出てきました。
出張のたびにファイルが増える。どのファイルがどの出張だったのか探しにくい。毎回同じような項目を入力するのが面倒。
小さな手間ですが、これが積み重なると意外と大きな負担になります。
そこで今回、ChatGPTを使ってWordPressの「出張記録プラグイン」を自作しました。
結果として、出張記録の管理はかなり楽になりました。
必要な項目を入力するだけで記録が残り、どこからでも簡単に入力できるようになったからです。
この記事では、なぜ出張記録プラグインを作ったのか、Googleドキュメント管理からどう変わったのか、そしてChatGPTを使った自作プラグインが小さな事業にどれほど役立つのかを、実体験として書いていきます。
出張記録をGoogleドキュメントで管理していたころ
以前の私は、出張記録をGoogleドキュメントで作成していました。
出張があるたびに新しいファイルを作り、日付、出張者、目的、訪問先、業務内容などを入力していく。
必要であればPDFにしたり、印刷したりして保存する。
最初のうちは、それほど不便には感じませんでした。
Googleドキュメントは便利です。パソコンでもスマホでも開けますし、クラウドに保存されるので、紙よりも管理しやすい面もあります。
ただ、出張記録のように「同じ形式で何度も作る書類」には、少しずつ不向きな部分が見えてきました。
ファイルが増えるほど管理が煩雑になる
出張のたびにGoogleドキュメントを作ると、当然ながらファイルが増えていきます。
最初は数件なので問題ありません。でも、月をまたぎ、年をまたぎ、件数が増えてくると、過去の記録を探すだけでも手間がかかります。
ファイル名の付け方をきちんと統一していればまだ良いのですが、忙しいときは名前の付け方が雑になることもあります。
「あの出張記録、どこに保存したっけ？」
「このファイルは最新版だったっけ？」
「似たような名前のファイルがいくつもある」
こういう小さな迷いが、地味に時間を奪っていきます。
毎回同じ入力をするのが手間だった
出張記録をChatGPTで自作プラグイン化｜Googleドキュメント管理を卒業して業務効率が大きく変わった話
出張記録には、ある程度決まった項目があります。
出張者、日付、目的、訪問先、移動手段、業務内容、宿泊先などです。
Googleドキュメントで作る場合、テンプレートを使うことはできます。
ただ、それでも毎回ファイルを開き、コピーし、必要な部分を書き換え、保存するという作業が発生します。
これが一度だけなら問題ありません。
でも、何度も繰り返すとなると話は別です。
人間が毎回同じような作業をしている時点で、そこには改善の余地があります。
私はこの「毎回同じことを入力する面倒さ」を、なんとかしたいと思うようになりました。
ChatGPTで出張記録プラグインを作ろうと思った理由
以前なら、こういう業務システムを作ろうと思っても、簡単にはできませんでした。
プログラミングの知識が必要ですし、外注すれば費用もかかります。
小さな会社や個人事業主にとって、「ちょっとした業務改善」のために大きな開発費をかけるのは現実的ではありません。
でも、今はChatGPTがあります。
もちろん、何でも一瞬で完璧に作れるわけではありません。
エラーも出ますし、修正も必要です。実際に使いながら改善していく必要があります。
それでも、ChatGPTに相談しながら進めることで、自分の業務に合わせたWordPressプラグインを作ることができました。
私が作りたかったのは、立派な大規模システムではありません。
欲しかったのは、自分の仕事にちょうどいい、出張記録を簡単に残せる仕組みです。
自作した出張記録プラグインでできるようになったこと
今回作った出張記録プラグインでは、出張に必要な情報をフォームから入力できるようにしました。
WordPressの固定ページにショートコードを設置すれば、管理画面に入らなくても入力画面を表示できます。
つまり、パソコンだけでなく、タブレットやスマホからも出張記録を作成しやすくなりました。
出張記録をChatGPTで自作プラグイン化｜Googleドキュメント管理を卒業して業務効率が大きく変わった話
必要な項目をフォームに沿って入力できる
Googleドキュメントでは、文章の中に自分で項目を書き込んでいました。
しかしプラグイン化すると、出張者、日付、目的、旅程、訪問先、業務内容などを、フォームに沿って入力できます。
これだけでもかなり楽です。
何を入力すればいいのかが最初から決まっているので、記録漏れも減ります。
入力する人が迷わない仕組みにすることで、記録の質も安定します。
どこでも入力できるようになった
出張記録は、出張が終わってからまとめて書くと、細かい内容を忘れてしまうことがあります。
訪問先で何を話したのか。どんな業務をしたのか。移動はどうだったのか。
時間が経つほど、記憶はあいまいになります。
今回のプラグインでは、WordPressの固定ページから入力できるようにしたため、外出先でも記録しやすくなりました。
タブレットやスマホで入力できるので、出張先や移動中でもメモ感覚で記録できます。
これは大きな変化でした。
ファイル管理のストレスが減った
Googleドキュメントで管理していたときは、ファイルが増えるほど管理が複雑になっていました。
しかし、出張記録をプラグインで管理するようになると、記録の入口がひとつになります。
毎回ファイルを新しく作る必要がありません。
どこに保存したかを探す時間も減ります。
この差は、実際に使ってみるとかなり大きいです。
業務効率化とは、特別なことをすることではなく、毎回発生する小さな迷いを減らすことだと感じました。
ChatGPTで業務改善する価値は「小さな不便」を解決できること
AI活用というと、どうしても大きな話になりがちです。
売上を何倍にする、仕事を全部自動化する、すごいシステムを作る。
もちろん、そういう使い方もあると思います。
でも、私が本当に価値を感じているのは、もっと身近な部分です。
たとえば今回の出張記録のように、日々の仕事の中で感じている小さな不便を、自分で改善できること。
「ここが面倒だな」
「毎回同じ作業をしているな」
「もっと簡単にできたらいいのに」
そう思ったときに、ChatGPTに相談しながら形にしていける。
これは、地方で事業をしている私にとって、とても大きな武器です。
地方の小さな会社こそ、AIで自分専用の道具を作れる
私は島根で事業をしています。
飲食店を運営し、漁にも出て、商品づくりやサイト運営、ブログ運営もしています。
大きな会社のように、専門部署があるわけではありません。
だからこそ、日々の業務を少しでも効率化することが大切です。
出張記録のような書類管理も、放っておくと時間を奪われます。
でも、そのためだけに高額なシステムを導入するのは難しい。
そこでChatGPTを使う。
AIは、大企業だけのものではなく、地方の小さな事業者が自分の仕事を強くするための道具だと思っています。
今回の出張記録プラグインは、そのひとつの実例です。
完璧なシステムより「自分の仕事に合う仕組み」が大切
市販のサービスを探せば、出張管理や経費管理のツールはたくさんあります。
それらを使うのも、もちろん良い方法です。
ただ、小さな事業の場合、既製品の機能が多すぎたり、逆に欲しい部分が足りなかったりすることがあります。
自分の業務にぴったり合うものは、意外と見つかりません。
今回、私がChatGPTで作ったプラグインも、世の中で一番すごいシステムではありません。
でも、私の仕事には合っています。
Googleドキュメントで感じていた煩雑さを減らし、入力の手間を減らし、どこでも記録できるようにする。
それができれば十分です。
業務改善で大切なのは、完璧なシステムを探すことではなく、自分の仕事が少しでも楽になる仕組みを持つことです。
ChatGPT社員として、実際に仕事を任せる時代へ
出張記録をChatGPTで自作プラグイン化｜Googleドキュメント管理を卒業して業務効率が大きく変わった話
私は最近、ChatGPTをただの相談相手ではなく、「ChatGPT社員」のように使うことを意識しています。
記事を書く。画像を考える。WordPressを直す。商品ページを改善する。プラグインを作る。事業の相談をする。
少しずつですが、ChatGPTに任せる仕事の幅が広がっています。
今回の出張記録プラグインも、その流れの中で生まれました。
自分が困っていることを言葉にする。
ChatGPTに相談する。
コードを作ってもらう。
実際にWordPressに入れて動かす。
エラーが出たら修正する。
この繰り返しで、業務に使える道具ができていきます。
これは、今までの仕事のやり方とは大きく違います。
AIを使うというより、AIと一緒に自分の会社の道具を育てていく感覚です。
まとめ：出張記録プラグインは、小さな業務改善の大きな一歩だった
今回、ChatGPTを使って出張記録のWordPressプラグインを自作しました。
元々はGoogleドキュメントで管理していましたが、ファイルが増えるほど煩雑になり、毎回の入力にも手間がかかっていました。
プラグイン化したことで、必要な項目をフォームから入力できるようになり、どこでも簡単に出張記録を残せるようになりました。
大げさなシステムではありません。
でも、日々の業務効率は確実に良くなりました。
私は、こういうAI活用こそ、小さな会社や個人事業主にとって価値があると思っています。
大きなことをいきなり変える必要はありません。
まずは、毎日の仕事の中にある小さな不便をひとつ見つける。
そして、ChatGPTに相談してみる。
そこから、自分専用の道具づくりが始まります。
地方で事業をしていても、AIを使えば自分の仕事に合った仕組みを自分で作れる。
出張記録プラグインは、そのことを実感できた業務改善のひとつでした。