起業したい人や起業後間もない人に、業務をどのように行っているのかをよく聞きます。
納品・請求書の作成は、◯◯を使って…
データのやり取りは、◯◯を使って…
などなど、やる事一つ一つに専用のサービスやソフトを利用する。
それって、手間は増えるし、使用料だってかかりますよね。
確かに、各サービスのセールストークは絶妙で、あった方がいい、利用した方が楽になる、と感じてしまいます。
しかし、起業間もない一人社長でそんなにサービスやソフトは本当に必要でしょうか。
本当に必要なソフトは、私は会計ソフトだけと思っています。
目次
Googleのサービスだけでも無料で膨大なツールが使用可能
・Gmailでメールの送受信（そのままgmailアドレスを使わず、送受信機能を使用）
・Googleカレンダーで予定の管理
・Googleドキュメントで書類の作成
ほぼMicrosoftのWordですよ。互換も持たせることが可能。
・Googleスプレッドシートでデータ管理や伝票作成
ほぼMicrosoftのExcelですよ。互換も持たせることが可能。
・Googleスライドでプレゼンなど資料作成
ほぼMicrosoftのPowerPointですよ。互換も持たせることが可能。
日々行う業務のほとんどができますよね！
自分で作成が苦手で…
なんて声が聞こえてきそうですが、最も面倒だと敬遠する人が多い「起業」という煩雑なことをあなたは行ったのです。
少しの手間くらい余裕じゃないですか？
さらに、ネットにはコピペオッケーなテンプレが満ち溢れています。
それらを上手く活用すれば、あなたが毎月お金を払っているソフトの大半を使わずに済むのです。
テンプレ作成で外注費を少し払ったとして、毎月払い続けるソフトの使用料と比べるとどちらがお得でしょうか。
固定費節減ですよ。
データの保存はクラウドがいい
データを未だにパソコン内だけで持ち歩いていませんか？
外付けHDDやUSBに保存してるだけで安心していませんか？
そのパソコン、その外付けHDD、そのUSB、
失くしたらどうします？
水没したらどうします？
そんなときのために、データの保存はDropboxまたはGoogleクラウドにしましょう。
クラウドなので、世界中のどこにいてもデータはすぐに閲覧でき、取り出せます。
外付けHDDやUSBメモリ、またはパソコン内に保存するより、よっぽど安全安心に保存もできる。
GoogleもDropboxも保存できるデータ量に制限があるよね？
そう思う方も多いと思います。
しかし！
WordファイルやExcelファイルで、あなたが業務でしようしているものの容量を見てください。
大半が数MBじゃないですか？
私なんで、MBもいかず、KBのものもあります。
Googleクラウドは無料で15GBの容量があります。
仮に一つのWordファイルが2MBだったとしましょう。
15GB=1024MB×15=15,360MB
なので、7,680ファイルが単純計算で保存できます。
十分過ぎませんか？
ちなみに、Dropboxは初期で2GBです。
人を紹介するとボーナスで500MB=0.5GBがプレゼントされます。
最大20GBまで増量できますので、こちらも十分な容量が確保できます。
Dropboxの容量を一気に増やしたい方は、ココナラで「Dropbox 容量」と検索してみてください。
ココナラの出品でこんなサービスもある（購入は自己判断と自己責任で）
このように、一人社長の日々の業務はGoogleのサービスとDropboxを使うことで、圧倒的な効率化と節約ができるのです。
いつでも、どこでも業務ができること
一人社長、または小規模会社の社長は、社長自身が行う業務がたくさんあります。
業務が滞ることがないよう、いつでも、どこでもできるようにすればいいのです。
それを叶えるのが、DropboxとGoogleサービス。
さらに、業務で使用するツールを一本化、一元化した方が効率的なのは間違いないのです。
しかも、余計な経費を使わずに済みます。
他でも代用できるものにお金をかけるべきではなく、
事業の成長に必要なものだけに集中してお金をかけるのです。
今一度、その契約しているサービスが他で代用できないのか、見直してみませんか？